Písemnému kontaktu vládne netiketa

V obchodním, pracovním i soukromém styku v tuzemsku i v zahraničí se setkáváme a jednáme s mnoha lidmi. Často, hlavně v případech, kdy se s někým seznamujeme nebo jsme v novém nebo v cizím prostředí, se může stát, že si nejsme jisti nebo nevíme, jak tyto osoby oslovovat.

Při oslovování jde v podstatě o čtyři varianty: oslovujeme jménem, příjmením, titulem nebo funkcí. Podíváme-li se do zahraničí, zjistíme značnou pestrost, a to nejen podle regionů, jazykových oblastí, ale i mezi zeměmi, které jsou si blízké jazykově, teritoriálně nebo i kulturně. Pozornost je nutno věnovat nejen nastudování současných pravidel pro správné oslovování, ale především i upozorněním na nejčastější chyby.

Pozor na tituly

V ČR jsme na titulování zvyklí, ale často používáme vůči cizincům způsoby zcela nevhodné. Titul inženýr v mnoha zemích vůbec neexistuje, nebo znamená něco zcela jiného. Akcionáře z USA neoslovujeme pane prezidente, přestože mají na vizitce uvedenou tuto funkci. V anglosaských zemích neoslovujeme pane doktore ani advokáty. V některých zemích je zvykem oslovovat vyšší funkcí, než ve skutečnosti partneři zastávají apod. Protože se od používání akademických titulů odstupuje, doporučuji používat oslovení funkcí. Oslovování šlechtickými tituly je dnes velmi řídké. Podle současných pravidel společenského styku platí, že pokud partner na vizitce šlechtický titul má uvedený, musíme se přizpůsobit. Šlechtické tituly nalezneme nejen v zemích s konstituční monarchií, ale i v zemích republikánského typu (Velká Británie, Německo, Francie apod.).

Důležitá netiketa

Také písemný styk se v důsledku vývoje techniky změnil, a to jak obsahově, tak i po formální stránce. Použití moderní techniky v komunikaci má výhodu, že umožňuje bezchybnou úpravu a výbornou čitelnost. Bylo zjištěno, že současný trend obchodní a podobné korespondence je věcný, oprošťuje se postupně od mnoha formálností a využívá především služeb elektronické pošty neboli e-mailu. Elektronická pošta umožňuje jednotlivcům, firmám i institucím komunikovat po celém světě. E-mail má i řadu dalších výhod: je rychlý, levný a relativně spolehlivý.

I elektronická pošta má však svoji etiketu. Vznikala v 90. letech a je součástí tzv. netikety. Výraz netiketa, který vznikl spojením dvou slov: anglického net (síť) a francouzského etiquette (etiketa), vyjadřuje soubor pravidel slušného chování v prostředí počítačových sítí a při elektronické komunikaci vůbec. Obsahuje v sobě pravidla slušnosti na Internetu, největší komunikační síti na zeměkouli. Základní myšlenka netikety spočívá v dobrovolnosti, neboť pravidla nejsou závazná a měla by sloužit spíše jako doporučení. Potřeba dodržování netikety je navíc podmíněna tím, že při elektronické komunikaci uživatel své komunikační partnery často zná jen podle internetové nebo e-mailové adresy a vzájemný kontakt uskutečňuje pouze prostřednictvím obrazovky počítače.

Všechny ostatní elementy jako vnější vzhled, oblečení, způsob jednání, vystupování, gestikulace apod. zůstávají druhé straně utajeny. Dodržování těchto pravidel se dnes především se zahraničními partnery často považuje za otázku cti. Pozornost je nutno věnovat nejen oslovení, ale i vhodnému používání akronymů, emotikonů a dalším doporučením, jak pracovat s elektronickou poštou, aniž by docházelo k porušování e-mailové etikety.

Telefon není šperk

Také pro telefonický styk platí určitá pravidla. Na rozdíl od jiných pravidel společenského styku, která se vyvíjela po staletí, je možné historii etikety telefonování měřit pouze na desetiletí. Pravidla etikety platí i při telefonování přes internet nebo pomocí mobilních telefonů i pro používání záznamníků či zasílání SMS zpráv. I když si to neuvědomujeme, sestává běžný telefonický hovor ze tří částí: začátek, vlastní průběh a ukončení. Telefonuje dnes každý, proto můžeme namítat, že zařazení této části je zbytečné. Zkušenosti z praxe však ukazují, že naši manažeři často ani nevědí, kdo správně telefonický rozhovor ukončuje – zda volaný, či volající. Jsme také často kritizováni za používání mobilních telefonů např. v průběhu jednání či společenských akcí. Vytýkají nám, že máme mobilní telefon jako šperk, kterým se chlubíme, a i při jednáních neustále sledujeme, zda nám náhodou někdo nevolá.

Pro používání telefonů platí: v průběhu jednání se věnujeme výhradně návštěvě, netelefonujeme ani s rodinnými příslušníky, nevyřizujeme jiné písemnosti , např. SMS atd. Je-li to možné, upozorníme sekretářku, aby nám telefonické hovory nezapojovala. V případě, že musíme hovor přijmout – jde např. o důležitou informaci potřebnou k jednání – omezíme délku hovoru na minimum a hostům se s vysvětlením omluvíme. Mobilní telefony by totiž měly zůstat v průběhu jednání vypnuté. Telefony také nepoužíváme při sděleních důvěrného charakteru. Měly by zůstat vypnuté i při důležité soukromé návštěvě, u lékaře, v nemocnici, na společenských i kulturních akcích. Telefonicky nikdy nekondolujeme ani neprojevujeme soustrast. Pokud posíláme SMS, pečlivě zkontrolujeme adresu. I vysoce postaveným lidem se stává, že omylem posílají příkazy např. o odvolání z funkcí omylem někomu jinému. A faux pas je na světě…